RESPONSABILIDADES GENERALES Y ACTIVIDADES A DESARROLLAR POR LA PERSONA CONSULTORA

La persona contratada trabajará bajo la supervisión directa de la Directora Ejecutiva del SINAC y será supervisada también por el Coordinador(a) del Proyecto Paisajes Productivos. El/la Asistente será responsable de las actividades de manejo administrativo del proyecto y proporcionará apoyo directo a la Directora Ejecutiva del SINAC y al Coordinador(a) y Oficial a cargo del proyecto.

Realizará funciones de asistencia, con las siguientes responsabilidades específicas:

1. Apoyar las actividades de seguimiento administrativo relacionadas con el desarrollo de las actividades vinculadas con MOCUPP.
2. Proporcionar el apoyo que la Directora Ejecutiva del SINAC designe en el manejo diario y realizará funciones secretariales y de asistencia.
3. Redactar correspondencia de rutina.
4. Preparar informes, cuadros, gráficos, tablas, cuando así se requiera.
5. Responder llamadas y, hasta donde sea posible, contestar preguntas de contrapartes, consultores, proveedores, etc. con respecto a los asuntos administrativo-financieros.
6. Establecer y mantener archivos de trabajo sobre todas las acciones que se asignen (técnicas, financieras, compras; etc.), tanto impresos como electrónicos.
7. Apoyar en los aspectos organizativos y logísticos que se desarrollen según las pautas y procedimientos institucionales.
8. Asistir en la preparación de presentaciones, minutas, convocatorias e informes que se asignen.
9. Asegurar que todos los arreglos logísticos requeridos para facilitar el logro de los objetivos de la Dirección Ejecutiva del SINAC, que se lleven a cabo oportuna y eficazmente, particularmente (pero no exclusivamente) en torno a la generación de soluciones que asistan al SINAC.
10. Realizar tareas administrativas incluyendo: solicitudes de cotización, requisiciones, elaboración de actas de las reuniones a las que le corresponda apoyar, elaboración de cuadros comparativos, hacer arreglos de viaje, citas, reuniones, cuando así se requiera; así como cualquier otra responsabilidad administrativa que se designe.
11. Apoyar a la coordinación del proyecto en el manejo de todos los servicios de apoyo logístico para las actividades de capacitación tales como reuniones, talleres, cursos, seminarios, etc.
12. Desempeñar otros deberes relacionados con la ejecución de proyectos o propuestas según sean asignados.
13. Mantener bases de datos actualizadas sobre: proveedores, empresas y organizaciones participantes del proyecto y personas capacitadas (desagregadas por género).
14. Desempeñar otros deberes relacionados con la ejecución de proyectos y según sean asignados por el/la Coordinador(a) del Proyecto y Oficial de Programas a cargo.
15. Cualquier otra función propia de la naturaleza del cargo, en término de apoyo administrativo.
16. Impulsar en el desarrollo de sus tareas y responsabilidades, la promoción de los Derechos Humanos, la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres y las niñas, así como la búsqueda del cumplimiento de los objetivos de desarrollo sostenible y la agenda 2030.

Se requiere una persona que trabaje tiempo completo, asistiendo al coordinador(a) del proyecto, al oficial de programas a cargo del MOCCUP y a la Directora Ejecutiva del SINAC, en las diversas tareas administrativas y logísticas que requieran, para desarrollar las actividades del proyecto y alcanzar los resultados esperados.

COMPETENCIAS CORPORATIVAS

•             Profesionalismo: Habilidad para aplicar las teorías, conceptos y abordajes del desarrollo sostenible y compromiso con y conocimiento específico sobre la Agenda 2030, incluido en el contexto nacional. Habilidad para identificar analizar y participar en la solución de problemas/situaciones. Habilidad para recolectar datos utilizando diferentes métodos. Capacidad de evaluación y análisis conceptual para realizar investigaciones y análisis independiente, incluyendo familiaridad con y experiencia en el uso de varias fuentes de investigación, tal como, recursos electrónicos en la internet, intranet y otras bases de datos. Mostrar orgullo en el trabajo y en los logros; Demuestra competencias profesionales y dominio del tema; es consciente y eficiente con el cumplimiento de compromisos, fechas de entrega y obtención de resultados; se motiva con actividades profesionales en vez de personales; muestra persistencia cuando se enfrenta a problemas o retos difíciles; mantiene la calma en situaciones estresantes. Se encarga de incorporar la perspectiva de género y asegurar la igualdad de participación entre hombres y mujeres en todas las áreas de trabajo.

•             Planificación y Organización: Desarrolla metas claras que son consistentes con las estrategias concordadas; identifica las actividades y tareas prioritarias; ajusta las prioridades según sea necesario; asigna la cantidad apropiada de tiempo y recursos para cumplir con el trabajo; prevé los riesgos y contempla contingencias durante el planeamiento; monitorea y ajusta los planes y las acciones según sea necesario; usa su tiempo eficientemente.

•             Comunicación: Habla y escribe con claridad y efectividad; escucha a los demás, interpreta correctamente los mensajes de los demás y responde apropiadamente; hace preguntas para aclarar y mostrar interés por tener una comunicación de dos vías; modifica su lenguaje, tono, estilo y formato según su audiencia; muestra una apertura hacia compartir información y mantener a las personas informadas.

•             Trabajo en Equipo: Trabaja colaborativamente con las(los) colegas para cumplir las metas organizacionales; solicita contribuciones de otros valorando genuinamente las ideas y experiencias aportadas; está dispuesto a aprender de otros; da prioridad a la agenda grupal antes de la personal; apoya y actúa según la decisión final del grupo, incluso cuando esa decisión no refleje completamente su posición; comparte el crédito cuando los logros son grupales y acepta la responsabilidad por las tareas incompletas del equipo.

•             Responsabilidad: Se apropia de todas las responsabilidades y honra los compromisos: entrega los productos para los cuales es responsable dentro de la fecha, costo y calidad propuestos; opera en cumplimiento con las regulaciones y reglas organizacionales; apoya a los subordinados, dando supervisión y tomando responsabilidad por las tareas delegadas; se hace responsable personalmente de los incumplimientos personales y los de su equipo de trabajo según sea aplicable.

•             Creatividad: Busca constantemente formas de mejorar los programas o servicios; ofrece nuevas o diferentes opiniones para resolver problemas o cumplir con las necesidades de los clientes; promueve y persuade a otros para que consideren nuevas ideas; toma riesgos calculados con ideas nuevas o inusuales; piensa “fuera de la caja”; le interesan las nuevas ideas y las nuevas formas de hacer las cosas; no se limita sólo al pensamiento actual o tradicional.

•             Orientación a Clientes: Considera a todas(os) aquellas(os) que reciben su servicio como “clientes” y busca ver las cosas desde el punto de vista del cliente; establece y mantiene alianzas productivas con sus clientes al obtener su confianza y respeto;  identifica las necesidades de las/los clientes y las empata con las soluciones apropiadas; monitorea los desarrollos activos dentro y fuera del ambiente del cliente para mantenerse informado y anticipar problemas; mantiene a las/los clientes informadas(os) del progreso o atrasos del proyecto; cumple con la entrega de los productos o servicios que ofrece a sus clientes.

•             Comprometida(o) con un Aprendizaje Continuo: Se mantiene actualizado(a) de las nuevas tendencias en su ocupación/profesión; busca activamente desarrollarse profesionalmente y personalmente; contribuye al aprendizaje de sus colegas y sus subordinados; muestra voluntad para aprender de otros; pide retroalimentación para aprender y mejorar.

•             Conocimiento Tecnológico: se mantiene actualizada(o) en las tecnologías disponibles; entiende la aplicabilidad y las limitaciones de la tecnología para el trabajo en la oficina; busca activamente como implementar la tecnología a las tareas apropiadas; muestra voluntad para aprender nuevas tecnologías.

COMPETENCIAS PERSONALES SOLICITADAS

• Cuenta con experiencias que demuestran adaptación y sensibilidad a aspectos culturales, de género, religión, raza, nacionalidad y de edad.
• Auto-motivación y capacidad para trabajar bajo presión.
• Proactiva(o).
• Demuestra habilidad para desarrollar múltiples tareas efectivamente.
• Excelentes relaciones interpersonales
• Demuestra ética e integridad.
• Capacidad de ejercer tacto y discreción en las relaciones con los distintos socios y actores.
• Disponibilidad inmediata
• Flexible y dispuesta(o) a viajar fuera del Área Metropolitana cuando sea necesario.