Asistente Administrativo / Recepcionista – Avantor

Resumen de trabajo

Brinde apoyo administrativo de alto nivel mediante la investigación, el manejo de solicitudes de información y la realización de funciones administrativas como preparar correspondencia, recibir visitantes, organizar llamadas de conferencia y programar reuniones.

El titular presenta una imagen profesional de la empresa cuando recibe visitantes y contesta llamadas. Control de acceso a la empresa, y toma de notas y controles necesarios. Realizar tareas diversificadas y confidenciales y proyectos de apoyo al Gerente General y otros Gerentes / Supervisores.

Administre el horario, organice citas, viajes, reuniones, llamadas de conferencia, etc. Los deberes requieren una experiencia amplia y completa, habilidad y conocimiento de las políticas y prácticas de la organización.

 PRINCIPALES DEBERES Y RESPONSABILIDADES LABORALES (Liste en orden de importancia)

• Salude a los visitantes y determine si se les debe dar acceso a individuos específicos.

• Administrar y mantener el horario del Gerente General.

• Mantenga los registros de asistencia de los trabajadores subcontratados o contratistas

• Abra, ordene y distribuya correspondencia entrante, incluidos faxes y correo electrónico. 

• Responda llamadas telefónicas y llamadas directas a las partes apropiadas o tome mensajes. 

• Prepare respuestas a la correspondencia que contiene consultas de rutina. 

• Realice tareas generales de oficina, como ordenar suministros, mantener sistemas de base de datos de administración de registros y realizar trabajos básicos de contabilidad. 

• Archive y recupere documentos corporativos, registros e informes. 

• Brindar apoyo administrativo a otros departamentos. 

• Asista a las reuniones para grabar actas. Compila, transcribe y distribuye actas de reuniones. 

• Elaborar informes de incidentes y demoras.

• Revise el Libro de registro de visitantes al final de cada día hábil para asegurarse de que todos los visitantes hayan cerrado sesión.

• Realiza una amplia gama de tareas administrativas, de proyectos y de apoyo general de naturaleza altamente responsable y confidencial.

• Prepare agendas y planes, como coordinar la restauración de almuerzos, comités y otras reuniones. Programe y organice reuniones y salas de conferencias según lo necesite.

• Respuestas rutinarias a preguntas complejas, realizando investigaciones según sea necesario.

• Actualizar información en pizarras de comunicación / tableros de anuncios.

• Trabaja en estrecha colaboración con Recursos Humanos en los procesos anuales de recursos humanos.

• Apoya proyectos / iniciativas especiales cuando sea necesario (reuniones de la junta, planificación de conferencias anuales y otros).

• Realizar otras tareas que le sean asignadas.

CALIFICACIONES (Educación / Formación, Experiencia y Certificaciones)

• Título técnico en Administración de Empresas, o experiencia equivalente.

• Por lo general, requiere de 2 a 3 años de experiencia aplicable.

• Conocimiento de inglés nivel intermedio

• Se prefiere más de 2 años de experiencia en ventas, distribución o industria farmacéutica.

HABILIDADES Y HABILIDADES DE CONOCIMIENTO (Las necesarias para realizar el trabajo de manera competente)

• Experiencia en redacción y redacción de correspondencia, recopilación de datos y preparación de informes. Se requieren habilidades de revisión y atención al detalle

• Conocimiento completo de las prácticas y procedimientos administrativos; conocimiento de protocolo deseable

• Excelentes habilidades de comunicación (escrita y oral) y habilidades interpersonales.

• Excelentes habilidades de organización con la capacidad de gestionar numerosas tareas y proyectos simultáneamente. Flexibilidad y habilidades demostradas en el manejo de prioridades cambiantes

• Orientado al equipo y motivado con la capacidad de trabajar en un entorno de alto volumen y ritmo rápido

• Habilidades informáticas intermedias (presentación y hojas de cálculo)

• Licencia de conducir preferida

CONDICIONES DE TRABAJO AMBIENTALES Y ESFUERZO FÍSICO (bajo posiciones típicas)

Por lo general, trabaja en una oficina con iluminación y ventilación adecuadas y un rango normal de temperatura y nivel de ruido. Las tareas laborales están diversificadas. Se utilizan ejemplos de precedentes anteriores para resolver problemas de trabajo. Se pueden desarrollar nuevas alternativas para resolver problemas. Un volumen frecuente de trabajo y fechas límite imponen tensión de forma rutinaria.

Se requiere un esfuerzo físico mínimo. El trabajo es principalmente sedentario, pero requiere caminar, pararse, agacharse, alcanzar, levantar o cargar objetos que generalmente pesan menos de 25 libras.

Sin embargo, el titular puede visitar el almacén del cliente o las áreas de laboratorio, donde puede estar expuesto a químicos, quemaduras y otros peligros si no se toman las medidas de protección adecuadas.

Las declaraciones anteriores tienen la intención de describir la naturaleza general y el nivel de trabajo que realizan las personas asignadas a este trabajo. No pretenden ser una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, habilidades, esfuerzos o condiciones laborales asociadas con un trabajo.

DESCARGO DE RESPONSABILIDAD:
Las declaraciones anteriores tienen la intención de describir la naturaleza general y el nivel de trabajo que realizan los empleados asignados a esta clasificación. No están destinados a ser interpretados como una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, deberes y habilidades requeridas de los empleados asignados a este puesto.
Avantor se enorgullece de ser un empleador que ofrece igualdad de oportunidades.

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